Давно канули в лету встречи единомышленников, презентации или массовые мероприятия, проводимые в заводских столовых или во дворцах пионеров...
Сейчас любой руководитель знает, что комфортное размещение гостей в удобном конференц–зале http://www.kcci.kharkov.ua/ru/conference-service.html — это половина успеха планируемой встречи, поэтому предлагаем ознакомиться с основными факторами правильного выбора арендуемого помещения.
Критерии выбора конференц–зала
Вместительность
Казалось бы, какая разница — разместить в зале, рассчитанном на 35 человек, полсотни участников?
Однако представьте, что и площадь зала, и мощность кондиционера, и количество кресел точно рассчитано, а на улице, например, июль... Уже через полчаса — от духоты и тесноты — гости потеряют всякий интерес к вашей презентации, а еще через час — уйдут, чтобы больше никогда не вернуться.
Концеренц–залы подразделяются на:
- малые — в них можно разместить от 10 до 30-ти человек;
- средние — 30-100;
- большие — от 100 участников.
Заказ слишком большого зала также является нецелесообразным, так как арендная плата может «съесть» весь финансовый эффект от мероприятия, поэтому перед заключением договора аренды обязательно уточните количество гостей.
Техническое оснащение зала
Если запланировано проведение презентации, то вам обязательно понадобится проектор, экран и усилители звука, поэтому при выборе конференц–зала обязательно обращайте внимание на следующие нюансы:
1. Проекторы, мониторы, аудио–аппаратура, при необходимости – микрофоны для выступления участников «с места» и другое техническое оборудование, которое позволит организовать дискуссию и сделать выступления более наглядными. 2. Освещение — президиум и трибуну для докладов чаще всего выделяют светом, а освещение в зале должно позволять рядовым участникам семинара конспектировать тезисы выступлений. 3. Кондиционирование и отопление — гости должны чувствовать себя комфортно, поэтому температура в зале должна быть не меньше 22° и не более 25°С.
Местонахождение зала
Правильный конференц-зал — тот, до которого добраться легко и быстро, но если вы приглашаете иногородних участников, то старайтесь выбирать понятные адреса с удобной расшифровкой — например, 4-Парковая или недавно переименованная улицы могут запутать приезжих.
Не забывайте, что дополнительные услуги: небольшой кофе–тайм и минеральная вода на столах еще более расположат к вам присутствующих, поэтому определяйтесь с количеством гостей, выбирайте комфортный конференц–зал, приготовьте интересное выступление — и у вас обязательно всё получится!
